Contesto generale
La società Alpha, che esercita attività di vendita e locazione di immobili ad uso commerciale, ha deciso di installare un sistema di videosorveglianza presso l’immobile locato alla società Beta che presso quell’immobile ha i propri uffici dove ha allocato le proprie risorse per lo svolgimento delle attività di amministrazione e contabilità, pur esercitando principalmente l’attività di produzione di cioccolato.
La società Alpha intende tutelare il proprio patrimonio immobilitare da atti vandalici, danneggiamenti o ancora da furti, avendo fornito alla Società Beta, ma anche alle altre società locatarie, arredamenti, stampanti e distributori nelle aree comuni di ristoro presso cui il personale effettua la pausa.
Le telecamere a circuito chiuso saranno attive per l’intera giornata (per 24 ore) e verranno visualizzate dalla guardiania presente all’ingresso dell’edificio sia di giorno che di notte. I sistemi di videosorveglianza inquadreranno gli accessi al pubblico e quelli riservati al personale addetto al carico e scarico delle merci, le aree comuni dove sono presenti i distributori e le stampanti, gli ascensori e l’interno dei magazzini nel piano interrato
Attori primari
La Società Alpha, proprietaria dell’immobile ha deciso di installare le telecamere; la Società Beta, locataria dell’immobile presso cui esercita la propria attività; i lavoratori della Società Beta sui quali, incidentalmente, viene effettuato il controllo a distanza della prestazione lavorativa
Quesito
La Società Beta è tenuta in ogni caso ad esperire la procedura asseverativa prevista dall’art.4 dello Statuto dei Lavoratori qualora volesse utilizzare legittimamente le immagini del sistema di videosorveglianza, anche se installato da terzi, proprietari dell’immobile presso cui si svolge l’attività lavorativa dei suoi dipendenti?
Fonti normative e prassi
Artt. 4 e 8 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970)
Art. 23 del D.lgs n. 151/2015
Regolamento Europeo 2016/679 (c.d. “GDPR”, “General Data Protection Regulation”)
Sentenze della Corte di Cassazione (ex multiis)- sent. n. 4746/2002, n. 25732/2021 n. 34092/2021 n. 25732/2021, n. 18168/2023
Provvedimento Garante per la Privacy n. 267 del 4 ottobre 2012
Provvedimento del Garante per la Privacy del 13 settembre 2017 [7316160]
Principi generali
Come noto, il nuovo art. 4 dello Statuto dei Lavoratori dispone che “Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”, non prevedendo più il divieto per il datore di lavoro di installare e utilizzare tali impianti ma, per contro, consentendo la suddetta installazione di impianti audiovisivi o di altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori solo per:
a) esigenze organizzative e produttive;
b) la sicurezza del lavoro e
c) la tutela del patrimonio aziendale;
previo accordo collettivo stipulato con la RSU o RSA (o dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, se si tratta di unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni).
In mancanza di accordo o in assenza della RSU e delle RSA, gli impianti e gli strumenti di cui sopra possono essere installati previa autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (o del Ministero del lavoro se si tratta di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più ITL).
Le informazioni raccolte, inoltre, sono utilizzabili da parte del datore di lavoro (a tutti gli effetti, inclusi quelli disciplinari), a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dall’attuale normativa sulla privacy.
Esistono, tuttavia, anche altri tipi di controlli che vengono effettuati ex post e che la giurisprudenza ha qualificato come “controlli difensivi”.
I controlli difensivi sono una fattispecie elaborata durante la vigenza della precedente formulazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori per consentire controlli diretti alla protezione del patrimonio aziendale da atti illeciti, anche al di fuori dei limiti statutari.
Si riteneva, infatti, che l’area coperta dall’art. 4 fosse solo quella avente ad oggetto, direttamente o indirettamente, l’attività̀ lavorativa, mentre i controlli difensivi dovevano considerarsi estranei a quest’ambito, essendo invece finalizzati ad accertare condotte illecite.
La nuova formulazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori avrebbe, quindi, “rimosso” i controlli difensivi, effettuati ex post e senza il ricorso alla procedura asseverativa prevista dalla norma, in quanto il vigente art. 4 avrebbe imposto il rispetto di tale procedura anche per i controlli che hanno oggetto la tutela del patrimonio aziendale.
Sul punto si è pronunciata più volte la Cassazione che, al contrario, ha sostenuto la sopravvivenza dei controlli difensivi (Cass. 18168/2023, Cass. 25732/2021 e Cass. 34092/2021).
In particolare, i giudici di legittimità distinguono tra:
a) controlli a difesa del patrimonio aziendale che riguardano tutti i dipendenti (o gruppi di dipendenti) nello svolgimento della prestazione lavorativa che li pone a contatto con tale patrimonio;
b) controlli difensivi “in senso stretto”, diretti ad accertare specificamente condotte illecite ascrivibili – in base a concreti indizi – a singoli dipendenti, anche se queste si verificano durante lo svolgimento della prestazione di lavoro.
Mentre i primi dovranno necessariamente essere realizzati nel rispetto delle previsioni del nuovo art. 4, i secondi, anche se effettuati con strumenti tecnologici, non avendo ad oggetto l’attività del lavoratore, si situano all’esterno del perimetro applicativo dell’art. 4 (Cass. 25732/2021).
Tuttavia, la giurisprudenza, pur ammettendo i c.d. controlli difensivi, ha più volte precisato che “Ai fini dell’operatività del divieto di utilizzo di apparecchiature per il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori previsto dall’art. 4, è necessario che il controllo riguardi (direttamente o indirettamente) l’attività lavorativa, mentre devono ritenersi certamente fuori dell’ambito di applicazione della norma i controlli diretti ad accertare condotte illecite del lavoratore (cosiddetti controlli difensivi), quali, ad esempio, i sistemi di controllo dell'accesso ad aree riservate, o gli apparecchi di rilevazione di telefonate ingiustificate.” (ex multiis Cass. n. 4746/2002 e Cass. 25732/2021)
In sostanza, l’attività di controllo posta in essere deve prescindere dalla pura e semplice sorveglianza sull’esecuzione della prestazione lavorativa, ma deve, invece, essere diretta ad accertare la perpetrazione di eventuali comportamenti illeciti da parte dei lavoratori.
Il c.d. controllo difensivo, quindi, non riguarda l’esatto adempimento delle obbligazioni discendenti dal rapporto di lavoro, ma è destinato ad accertare un comportamento che pone in pericolo un bene o un interesse aziendale.
Come precisato dalla Suprema Corte, “occorrerà, nel rispetto della normativa europea e dell’art. 8 della Convenzione europea dei diritti dell’uomo come interpretato dalla giurisprudenza della Corte europea, assicurare un corretto bilanciamento tra le esigenze di protezione di interessi e beni aziendali, correlate alla libertà di iniziativa economica, rispetto alle imprescindibili tutele della dignità e della riservatezza del lavoratore, con un contemperamento che non può prescindere dalle circostanze del caso concreto” (Cass. 18168/2023).
In sintesi, per la giurisprudenza ha chiarito che, se è vero che i controlli diretti ad accertare fatti illeciti commessi da singoli dipendenti sono estranei ai vincoli e alle strette maglie del nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, è altrettanto vero che affinché siano leciti è necessario che:
i. sia assicurato un corretto bilanciamento tra le esigenze di protezione degli interessi e dei beni aziendali e la tutela della dignità e della riservatezza del lavoratore (ciò avviene mediante l’adempimento dell’obbligo informativo da parte del datore e il rispetto del Codice della privacy);
ii. il controllo muova da un fondato sospetto;
iii. il controllo sia ex post rispetto all’insorgere del sospetto.
Anche il Garante per la Privacy non si è discostato dalla vigente normativa e in numerosi provvedimenti ha confermato che l’utilizzo delle telecamere unicamente finalizzato a “spiare i lavoratori” non è consentito, ma ha ammesso i controlli difensivi, anche se effettuati con strumenti differenti rispetto ai sistemi di videosorveglianza, dai quali ex post emergesse un fatto o un atto che metta a repentaglio il patrimonio aziendale (Provvedimento del 13 settembre 2017 [7316160] “vengono talvolta effettuati controlli anonimi sugli strumenti elettronici utilizzati dai dipendenti provvedendo, solo a seguito dell´eventuale rilevazione di anomalie che possano essere causa di danno per il patrimonio aziendale, ad effettuare i cd. "controlli difensivi" eseguiti da una società esterna…”)
Al contrario, invece, ad es. nel provvedimento n. 267 del 4 ottobre 2012 ha vietato l'uso di un sistema di videosorveglianza in grado di captare anche le conversazioni dei dipendenti. Le telecamere installate presso un call center all'ingresso della sede e nei locali dove sono collocate le postazioni di lavoro sono state "spente" dall'Autorità che ha dichiarato illecito il trattamento dei dati personali dei dipendenti.
Conclusioni
Sulla base di quanto precede, occorre fare una distinzione rispetto all’utilizzo delle immagini del sistema di videosorveglianza da parte della Società Beta, in quanto le ipotesi da considerare – e quindi le soluzioni da adottare – dipendono dal verificarsi di una delle fattispecie:
a) il datore di lavoro intende sistematicamente e con regolarità utilizzare il sistema di videosorveglianza per le finalità di cui all’art. 4 esigenze organizzative e produttive; la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale);
oppure
b) il datore di lavoro non intende utilizzare sistematicamente tali strumenti per le finalità che precedono, ma solo in caso (e quindi ex post) di segnalazione o rilevazione di fatti o atti illeciti da parte dei dipendenti.
Al verificarsi della fattispecie di cui al punto a), non vi è dubbio che la Società Beta debba necessariamente ricorrere alla procedura asseverativa e quindi giungere ad un accordo con le organizzazioni sindacali o in alternativa essere autorizzata dall’Ispettorato del Lavoro, in quanto l’utilizzo delle immagini deriva da un controllo quotidiano sui lavoratori (e quindi non occasionato dal rilevamento ad es. di un illecito), anche se il sistema di controllo a distanza non è di sua proprietà.
Ma vi è di più: la Società Beta dovrà:
- incaricare direttamente gli addetti alla guardiania della visualizzazione delle immagini, in qualità di esterni autorizzati a tale monitoraggio;
- debitamente informare i lavoratori del controllo per il tramite della consegna dell’informativa che dovrà evidenziare in maniera chiara e trasparente finalità del controllo, tempi di conservazione delle immagini e modalità di cancellazione, unitamente alla declinazione dei diritti degli interessati in ottemperanza al vigente impianto normativo sulla privacy, precisando, infine, che tali immagini potranno essere utilizzate anche per finalità disciplinari;
- assicurarsi che la presenza delle telecamere sia adeguatamente segnalata per il tramite degli appositi cartelli individuati dal Garante per la Privacy sul proprio sito
Nell’ipotesi in cui, invece, si verifichi, la fattispecie di cui sub b) e più precisamente nel caso in cui la Società Beta venga a conoscenza di un fatto o un atto che abbia (anche) rilevanza disciplinare, a seguito di una segnalazione del personale addetto alla guardiania, incaricato della visualizzazione delle immagini delle telecamere, tale controllo (ex post) rientrerà nel perimetro dei c.d. controlli difensivi e pertanto non necessiterà di alcuna procedura asseverativa per le ragioni più sopra esposte, potendo il datore di lavoro procedere disciplinarmente nei confronti del lavoratore.
Si rimane a disposizione per qualsiasi eventuale ulteriore confronto si dovesse ritenere opportuno.