Nel solco di un ormai consolidato orientamento, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito che nel caso di trasferta di lavoro è legittima la conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi sia in formato cartaceo che digitale (AdE, ris. n. 142/2024).
Il processo di dematerializzazione può essere condotto i) tramite scansione o ii) fotografando il documento cartaceo, che può essere distrutto (AdE, ris. int. n. 226/2023 e n. 403/2019).
La dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, essendo documenti rilevanti ai fini tributari, è consentita a condizione che dei documenti sia garantita: i) l’immodificabilità, ii) l’integrità, iii) l’autenticità e iv) la leggibilità ‘durante tutto il loro ciclo di vita’ (art. 2, c. 2, D.M. 17 giugno 2014).
Le note spese – ad esempio, relative a servizi di trasporto tramite taxi – e i relativi giustificativi sono in genere considerati ‘documenti originali non unici’, poiché trovano corrispondenza nella contabilità di terzi, quali i cedenti o i prestatori tenuti agli adempimenti fiscali e obbligati alla loro conservazione (art. 1, lett. v), D.Lgs. n. 82/2005).
In particolare, con riguardo al servizio di trasporto taxi, ‘la fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico’ (AdE, int. n. 740/2021).
Tuttavia, nel caso in cui il committente non richieda la fattura – che si rammenta che a decorrere dal 1° gennaio 2024 deve essere emessa elettronicamente – e in assenza di un ulteriore documento fiscale che giustifichi la prestazione del servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico (ad esempio, carta di credito) non è sufficiente a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, in ragione della genericità dei dati ivi indicati. In tal caso, è necessario che la contabile sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso e corrispettivo).
Nel caso in cui il giustificativo di spesa non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, lo stesso è considerato documento analogico ‘unico’ e la relativa conservazione elettronica ‘necessita dell’intervento del pubblico ufficiale’.
Fermo restando quanto sopra, è opportuno precisare che l’applicazione del regime di deducibilità dei costi connessi alle trasferte e applicabile al reddito d’impresa è subordinato al rispetto dei requisiti di: i) inerenza, ii) competenza e iii) congruità delle spese secondo quanto prescritto dal TUIR.
Si rimane a disposizione per qualsiasi eventuale ulteriore confronto si dovesse ritenere opportuno.